• Wstęp
• Czym jest pierwsze wrażenie i dlaczego jest ważne?
• 3 skutki złego wrażenia
• Na czym opiera się pierwsze wrażenie?
• Czy można zmienić pierwsze wrażenie?
• Rola recepcji
• 5 powodów, dla których skuteczna komunikacja ma znaczenie
• 10 sposobów na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia na klientach
• Wniosek

Pomyśl o ostatnim razie, kiedy widziałeś coś lub kogoś po raz pierwszy; czy utworzyłeś wrażenie w swoim umyśle dość szybko?

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że tak.

Pomyśl jeszcze raz - czy to wrażenie pozostało z Tobą przez jakiś czas, zwłaszcza jeśli było to wrażenie negatywne?

Pierwsze wrażenie jest potężne, a jeśli klient ma słabe pierwsze wrażenie o Twojej firmie, to może ono zaważyć na Twoim przyszłym sukcesie.

Dobra wiadomość jest taka, że jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby zapewnić swoim klientom najlepsze pierwsze i trwałe wrażenie o Twojej firmie. To zapewni, że pozostaną lojalni wobec Ciebie, pod warunkiem, że reszta usług, które zapewniasz jest wysokiej jakości i pozostają poza zasięgiem konkurencji.

W tym przewodniku zamierzamy omówić wszystko, co musisz wiedzieć o robieniu wysokiej jakości pierwszego wrażenia i różnych sposobów, aby zapewnić, że tak się stanie. Od zapewnienia, że recepcja biura jest ustawiona dla ostatecznego wrażenia do obsługi klienta i komunikacji, mamy cię pokryte. Wszystko, co musisz zrobić, to upewnić się, że pracujesz z poradami, które Ci dajemy i zrobić wszystko, aby utrzymać ten sam poziom, gdy już zaimponujesz swoim klientom przy pierwszym kontakcie z nimi.

Czym jest pierwsze wrażenie i dlaczego jest ważne?

Pierwsze wrażenie to umysłowy obraz i opinia, którą tworzy człowiek, gdy po raz pierwszy spotyka się z daną osobą lub rzeczą. W tym przypadku będzie to Twoja firma.

Pamiętaj, że każdy pracownik, z którym klient rozmawia, od recepcjonisty w recepcji do kierowcy dostarczającego towar, jest reprezentantem firmy. Oznacza to, że każda transakcja i spotkanie musi być wysokiej jakości, zwłaszcza za pierwszym razem.

Jak już wspomnieliśmy, pierwsze wrażenie jest nie tylko potężne, ale i kluczowe. Jest to bardzo łatwe dla kogoś, aby być wyłączone przez ich pierwsze wrażenie o tobie, a jeśli jest to firma, może to oznaczać, że po prostu zdecydować, że nie są najlepsze dopasowanie dla nich, a oni przejść do innej firmy zamiast. Oznacza to utratę przychodów i zwyczaju dla Ciebie.

Niepokojące jest to, że pierwsze wrażenie robi się niezwykle szybko, w rzeczywistości robi się je znacznie szybciej niż większość ludzi zdaje sobie sprawę. Według Forbes, pierwsze wrażenie robi się w ciągu pierwszych siedmiu sekund od spotkania z kimś lub zobaczenia czegoś po raz pierwszy. Sugeruje się również, że mniej niż sekunda, np. dziesiąta część sekundy, jest wszystkim, co jest potrzebne, aby ktoś zdecydował, czy uważa cię za godnego zaufania, czy nie.

Jak widać, znaczenie pierwszego wrażenia jest ogromne, a Ty masz bardzo mało czasu, aby upewnić się, że wrażenie, które robisz, jest nie tylko pozytywne, ale i trwałe.

Ogólnie rzecz biorąc, przeciętny klient szuka następujących cech w firmie, z którą zamierza współpracować:

• Godność zaufania
• Uprzejmość
• Skuteczna komunikacja
• Dotrzymywanie obietnic i gwarancji
• Zrozumienie ich potrzeb i właściwe słuchanie
• Pomocność

Kiedy spojrzysz na tę listę, zobaczysz, że jest ona dość prosta, ale wiele firm nie rozumie jej podstaw. Jeśli klient nie czuje, że traktujesz jego potrzeby poważnie, nie będzie dalej korzystał z Twoich usług. Jeśli nie czują, że mogą Ci zaufać, znajdą kogoś, kto może. Wszystko to jest niezwykle szkodliwe dla rozwoju i sukcesu Twojej firmy, a w niektórych przypadkach może być początkiem końca.

Sprawdź tę infografikę, która mówi o tym, jak zrobić dobre pierwsze wrażenie w biznesie, ale nieco później porozmawiamy bardziej szczegółowo o konkretach, w które możesz pójść.

Źródło - http://www.hotel-magazine.co.uk/creating-a-first-impression

3 skutki złego wrażenia

Nieco później w naszym przewodniku porozmawiamy o tym, co możesz zrobić, aby pierwsze wrażenie było dobre i jak możesz zmienić początkowo złe wrażenie na pozytywne. Powinieneś jednak zdawać sobie sprawę, że zmiana wrażenia, które jest początkowo dość negatywne, wymaga czasu, a to jest coś, czego nie masz jako firma. Z tego powodu najlepiej jest skupić się na tworzeniu właściwego wrażenia od samego początku.

Więc, jakie są niektóre z wyników złego pierwszego wrażenia o firmie?

1. Klienci po prostu decydują, że nie podoba im się to, kim jesteś jako firma i co reprezentujesz, a to oznacza, że pójdą do jednego z twoich konkurentów zamiast tego. Oznacza to utratę udziału w rynku i utratę zysków w czasie.
2. Klienci mogą polegać na swoich instynktach do punktu, w którym mówią znajomym i rodzinie, aby nie robić interesów z tobą albo. Word of mouth marketing jest niezwykle potężny i może prowadzić do utraty udziału w rynku po raz kolejny.
3. Utrata udziału w rynku i mniej klientów może łatwo wpłynąć na morale swoich pracowników. To może prowadzić do konfliktów, nieporozumień, utraty produktywności i w końcu utraty zysków.

Jak widać, negatywne pierwsze wrażenie jest rzeczą, której należy unikać za wszelką cenę, ale trzeba też zrozumieć, że po prostu nie jest możliwe kontrolowanie każdej zmiennej w danej sytuacji. Zawsze znajdzie się klient, którego po prostu nie da się zadowolić, bez względu na to, co się robi. W takim przypadku musisz zdać sobie sprawę, że pod warunkiem, że robisz tyle dobrego, ile możesz, nie jest to coś, co możesz kontrolować. Skup się na szerszym obrazie, zamiast skupiać się na przegranych sprawach.

Na czym opiera się pierwsze wrażenie?

Istnieje milion rzeczy, które mogą stworzyć pierwsze wrażenie, ale jeśli chodzi o biznes, istnieje kilka ważnych obszarów.

• Projekt przestrzeni biurowej, w szczególności recepcji.
• To, jak uprzejmy, lub nie, jest Twój recepcjonista. W tym przypadku, recepcjonista, siedzący przy swoim biurku, jest prawdopodobnie pierwszą osobą, z którą klient ma kontakt. Jednak może się również zdarzyć, że klient najpierw zadzwoni do biura i porozmawia z kimś przez telefon; sposób, w jaki ta osoba komunikuje się z klientem, może być decydującym szczegółem.
• Komunikacja pisemna, która pochodzi z Twojej firmy. Jeśli jest to zaśmiecone błędami ortograficznymi i gramatycznymi, klient może po prostu zdecydować, że towary i usługi, które dostarczasz są tak samo nieprofesjonalne jak pisemna komunikacja, którą wysyłasz.
• Sposób, w jaki podchodzisz do biznesu. Jeśli nie jesteś profesjonalny w swoim podejściu, to przełoży się to na klienta w bardzo negatywny sposób
• Sposób, w jaki Twoi pracownicy są ubrani i jak się prezentują. Każdy powinien być ubrany w sposób czysty i elegancki.
• Co inni ludzie mówią o Tobie. Nigdy nie lekceważ potęgi słowa z ust i recenzji online zbyt. Ludzie mogą czytać recenzje, zanim faktycznie nawiązać kontakt z Twoim przedsięwzięciem do swojego biura. Mogą już mieć lekkie pojęcie o swojej działalności z tego, co przeczytali i że wiele wpływ na ich wrażenie o tobie, zanim jeszcze spotkać się z tobą osobiście.

Każda osoba będzie opierać swoje wrażenie na czymś nieco innym, ale ogólnie rzecz biorąc, powyższe punkty są jednymi z najbardziej rozpowszechnionych.

Pomyśl przez chwilę o rzeczach, które są ważne dla Ciebie jako klienta. Kiedy wybierasz firmę, z którą chcesz robić interesy, a może jako menedżer wybierasz klientów, z którymi chcesz współpracować, na co zwracasz uwagę? Co wpływa na Twój sposób myślenia? Jeśli jest jedna konkretna rzecz, na którą zwracasz uwagę osobiście, taka jak projekt biurek biurowych i to, czy ogólny wystrój jest przyjemny i profesjonalny, najlepiej włączyć to do swojego myślenia.

Sprawdź poniższą infografikę, która mówi o tym, na co ludzie zwracają uwagę przeglądając strony internetowe firm.

Źródło - https://econsultancy.com/the-power-of-a-first-impression-infographic/

Czy można zmienić pierwsze wrażenie?

Można, tak, ale jest to bardzo trudne, jeśli wrażenie jest bardzo negatywne.

Problem polega na tym, że aby zmienić pierwsze wrażenie, potrzebujesz czasu. Jeśli klient wyrobił sobie złe pierwsze wrażenie o Twojej firmie, to nie będzie się kręcił w pobliżu, aby spróbować je zmienić; po prostu pójdzie dalej. Może być również tak, że pierwsze wrażenie, jakie wywarli na Tobie, trzyma się z nimi trochę w tle, jak irytująca mucha zipiąca wokół. Może to spowodować, że w pewnym momencie opuszczą Twoją firmę, z powodu najmniejszej drobnostki, nawet jeśli początkowo zdecydują się z Tobą trzymać.

Wielu psychologów uważa również, że aby zmienić negatywne pierwsze wrażenie, należy je nieustannie podważać za pomocą różnych punktów widzenia i kontekstów. I znowu, wszystko to wymaga czasu. Kiedy to jednak nastąpi, początkowe negatywne wrażenie staje się mniej silne, a nowy punkt widzenia może być rozwijany bardziej efektywnie.

Tak więc, o ile możliwa jest zmiana pierwszego wrażenia, o tyle w kontekście biznesowym jest to niezwykle trudne i mało prawdopodobne. Istnieje wiele innych firm, które są szczęśliwe, aby dać swoim klientom to, czego potrzebują, a to oznacza, że klient nie będzie trzymać się i spróbować zmienić swoje pierwsze wrażenie o tobie, bez względu na to, co mówisz lub obiecujesz im.

Z tego powodu, uczenie się, jak zrobić dobre pierwsze wrażenie początkowo jest istotne.

Rola recepcji

Jak wspomnieliśmy wcześniej, pierwszą osobą, z którą klient może nawiązać kontakt jest recepcjonista. Chociaż mogą zadzwonić i omówić problem z członkiem zespołu biurowego przede wszystkim, to zazwyczaj recepcja zapewnia punkt make or break.

Jeśli nie przykładasz wagi do swojej recepcji, czas zacząć. Projekt Twojej przestrzeni recepcyjnej musi być świeży, profesjonalny, czysty, schludny, a osoba siedząca na krześle recepcyjnym musi być uprzejma, pomocna i profesjonalna. Brak któregokolwiek z tych elementów może natychmiast dać klientowi złe wrażenie o Tobie jako firmie.

Każda część Twojej firmy odzwierciedla to, co klient myśli, że będzie chciał robić z Tobą interesy. Na przykład, jeśli podłoga jest mokra w recepcji i nie ma znaku mokrej podłogi, nie tylko istnieje ryzyko, że klient może się poślizgnąć i upaść, ale także pokazuje odwiedzającym Twoją przestrzeń, że nie przejmujesz się tym, czy ktoś jest ranny i jesteś tandetny w swoim podejściu.

Niezainteresowany recepcjonista pokazuje odwiedzającym, że nie tylko recepcjonista jest dość niegrzeczny sam w sobie, ale że reszta usług, które zamierzają otrzymać w Twojej firmie prawdopodobnie będzie taka sama. Jest to natychmiastowe i trudne do zmiany wrażenie, gdy już zostanie utrwalone w czyimś umyśle.

Sprawdź ten film, który pokazuje kilka rzeczy, których recepcjonista musi unikać. Podczas gdy niektóre z tych filmów mogą wydawać się humorystyczne, przesłanie jest dość poważne.

Więc, jakie są główne punkty do zapamiętania podczas projektowania wysokiej jakości recepcji? Istnieje wiele pomysłów na recepcję biurową, które można napotkać podczas wyszukiwania w Internecie, ale czasami podstawy są wszystkim, czego naprawdę potrzebujesz.

• Recepcja musi być jasne z bałaganu i być wysokiej jakości, elegancki design, in-keeping z resztą projektu recepcji. Ogólny projekt nie musi być luksusowy, ale musi być jakość i profesjonalny.
• Podłoga recepcji musi być utrzymywana w czystości przez cały czas, a wszelkie wycieki lub mokre plamy w pobliżu drzwi, muszą być mopped up natychmiast i "mokra podłoga" znak umieszczony w dół
• Siedzenia recepcji powinny być czyste przez cały czas i wszelkie uszkodzenia naprawić natychmiast
• Sofy w recepcji muszą być regularnie czyszczone.
• Należy zaoferować gościom napoje orzeźwiające, czy to herbatę, kawę, wodę itp.
• Jeśli w recepcji znajduje się telewizor, nie powinien on być zbyt głośny ani zbyt cichy i powinien wyświetlać treści odpowiednie dla wieku i miejsca.
• Recepcjonista powinien być usadzony w taki sposób, aby był zwrócony w stronę drzwi. Oznacza to, że jest w stanie zobaczyć, kto wchodzi i może odpowiedzieć na pytania szybko i skutecznie.
• Powinna istnieć wygodna i wystarczająco duża poczekalnia dla gości, aby pomieścić przeciętną liczbę odwiedzających w danym momencie.
• Unikaj posiadania wszystkich sof w recepcji, jeśli to tylko możliwe, ponieważ niektórzy ludzie nie lubią siedzieć zbyt blisko innych. Oznacza to, że należy mieć mieszankę sof i krzeseł, lub tylko krzesła, jeśli masz tylko małą przestrzeń
• Ogólny wystrój powinien być przyjemny i zgodny z tym, o czym jest biznes. Na przykład, jeśli firma zajmuje się ubezpieczeniami na życie, powinieneś wybrać elegancki, nowoczesny wygląd. Jeśli firma rozwija zabawki dla dzieci, powinieneś wybrać jasny i kolorowy wystrój. Należy unikać sytuacji, w których przestrzeń wydaje się zbyt mała z ciemnymi kolorami, ale także unikać wszystkiego, co po prostu nie "przemawia" do firmy.
• Kilka dodatków, o których możesz pomyśleć, to punkty ładowania telefonów i laptopów, elektroniczne systemy odpraw i inne elementy mebli biurowych, które są zaprojektowane tak, aby przestrzeń była bardziej wygodna i przyjazna.

Istnieje wiele pomysłów na recepcję, na które można zwrócić uwagę, ale powyższa lista zapewni, że pokryjesz wszystkie podstawy i zapewnisz gościom komfortowy czas, podczas gdy oni czekają na wizytę.

5 powodów, dla których skuteczna komunikacja ma znaczenie

Nie chodzi tylko o to, jak wygląda Twoje biuro i recepcja, ale także o skuteczną komunikację.

Sprawdź ten film, który mówi nieco więcej o skutecznej komunikacji i co to znaczy.

Komunikacja ma znaczenie w duży, duży sposób. Nie tylko jest to sposób przekazywania informacji z osoby na osobę i utrzymać wszystkich w pętli, jest to również sposób, aby zapewnić, że klienci mają to prawo wrażenie swojej firmy. Słaba komunikacja może prowadzić do wszelkiego rodzaju niepotrzebnych rezultatów.

We współczesnym środowisku biurowym, słaba komunikacja może zwiększyć ryzyko konfliktów w miejscu pracy. Nieporozumienia się zdarzają i ludzie odbierają rzeczy, które powiedziałeś w niewłaściwy sposób. Oznacza to, że musisz bardzo uważać nie tylko na słowa, które wypowiadasz, ale także na ton głosu, którego używasz, czyli sposób, w jaki je wypowiadasz. Musisz również obserwować swoją mowę ciała i upewnić się, że twoje ciało nie jest sprzeczne ze słowami, które wypowiadasz.

Na przykład, możesz wypowiadać wszystkie właściwe słowa do klienta, który przychodzi do Twojej recepcji, ale jeśli unikasz kontaktu wzrokowego, odsuwasz się od niego i nie zwracasz na niego uwagi, założy on, że nie jesteś zainteresowany tym, co ma do powiedzenia.

To samo dotyczy współpracy nad pomysłami przy nowoczesnych stołach w sali konferencyjnej z klientami spoza firmy. Musisz unikać krzyżowania rąk na ciele i pokazywania defensywnego języka ciała, ponieważ może to powiedzieć im, że nie jesteś zainteresowany tym, co mają do powiedzenia i że nie cenisz ich pomysłów. To może teoretycznie oznaczać, że nie będą chcieli robić z Tobą interesów i zdecydują się na podjęcie współpracy gdzie indziej.

Komunikacja jest bardzo ważna na wielu poziomach. Oznacza to, że sprawdzasz, czy Twój kalendarz jest aktualny i czy nie robisz podwójnych rezerwacji. Można by pomyśleć, że to nie podpada pod komunikację, ale w pewnym sensie tak jest, bo jeśli nie komunikujesz problemów takich jak ten, to skończysz z dwoma osobami pojawiającymi się w tym samym czasie, lub musisz być w dwóch miejscach w jednym czasie.

Podsumujmy 5 sposobów, w których skuteczna komunikacja ma znaczenie.

1. Pomaga uniknąć konfliktów i nieporozumień
2. Można przekazać ważne informacje w sposób dokładny i jasny
3. Możesz wyjaśnić punkty, które w przeciwnym razie mogą być źle zrozumiane
4. Zmniejszasz szanse na wywarcie złego pierwszego wrażenia przez klienta.
5. Każdy wie na czym stoi, a to pomaga uniknąć popełniania błędów

10 sposobów na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia na klientach

Długo rozmawialiśmy o tym, dlaczego należy zrobić wysokiej jakości pierwsze wrażenie i znasz cenę, jaką trzeba zapłacić, gdy tak się nie stanie. Teraz nadszedł czas, aby być praktycznym i spojrzeć na to, jak można faktycznie zrobić to wysokiej jakości wrażenie i sprawić, że będzie się trzymać.

Rzeczywiste porady będą się różnić w zależności od firmy i zależy od rodzaju produktów i usług, które dostarczasz. Jednak istnieją bardzo ogólne porady, które mogą być podane, a my będziemy trzymać się tego w tym momencie, aby umożliwić pokrycie podstaw przede wszystkim.

Niekoniecznie trzeba całkowicie odnowić swoją przestrzeń biurową i zainstalować funky meble biurowe w miejsce profesjonalnych i eleganckich projektów masz obecnie. Musisz po prostu upewnić się, że to, co masz, działa dla Ciebie.

Zanim przejdziemy do szczegółów, sprawdź tę infografikę, która mówi o kilku podstawowych sposobach, że możesz zrobić dobre pierwsze wrażenie po prostu przez sposób, w jaki witasz klienta lub klienta.

Źródło - http://www.sharynsheldon.com/1347/make-great-first-impressions/

Teraz masz kilka pomysłów na to, czego szukamy, oto 10 sposobów, w jakie możesz spróbować zrobić najlepsze pierwsze wrażenie na każdym kliencie, z którym masz kontakt.

Pamiętaj, że maniery mają znaczenie

Najbardziej podstawowa rzecz na świecie jest często najbardziej pomijaną. Kiedy masz do czynienia z jakimkolwiek klientem, klientem lub kimkolwiek innym, z kim się zetkniesz, czy to osobiście, przez e-mail lub przez telefon, siedząc przy biurku, powinieneś zawsze upewnić się, że pamiętasz o swoich manierach.

Większość ludzi ceni sobie maniery ponad wiele innych rzeczy, a to pokazuje również, że postrzegasz swojego klienta jako osobę, a nie tylko metodę zarabiania pieniędzy. Pamiętaj więc o "proszę", "dziękuję", uśmiechaj się, utrzymuj kontakt wzrokowy i ogólnie bądź tak pomocny i profesjonalny, jak to tylko możliwe. Robiąc to, zaznaczasz pole pierwszego wrażenia i jest ono prawdopodobnie najważniejsze.

Nigdy nie lekceważ siły, z jaką ktoś używa poprawnych i pomocnych manier wokół Ciebie. Jeśli pomyślisz o czasach w przeszłości, kiedy mogłeś mieć do czynienia z firmą i recepcjonista lub osoba, z którą rozmawiałeś po prostu nie przejmował się manierami w ogóle, czy to sprawiło, że czujesz się dobrze? Oczywiście, że nie. Czy chciałeś kontynuować współpracę z nimi? Mogłeś zakwestionować to, nawet jeśli kontynuowałeś w końcu. To nie jest coś, co chcesz, aby Twoi klienci doświadczają, więc upewnij się, że zaznaczasz podstawowe pola przede wszystkim.

Upewnij się, że projekt Twojego biura jest imponujący

Wspomnieliśmy o projekcie recepcji, ale musisz również upewnić się, że rozciągasz ten sposób myślenia na resztę przestrzeni. Klienci mogą wejść do Twojego biura, a to oznacza, że muszą zobaczyć, że bierzesz projekt tak poważnie, jak towary i usługi, które dostarczasz. Powodem jest to, że to wszystko odbija się na biznesie ogólnie.

Jeśli twoje biuro wygląda ciemno i nudno, jeśli krzesła biurowe rozpadają się i przestrzeń jest nieuporządkowana, to nie będzie pokazywać cię w najlepszym świetle. Jeśli jednak masz designerskie biurka, przyjemny wystrój, być może kilka roślin biurowych, aby nadać przestrzeni biofilny klimat, i skupiasz się na wygodzie i wsparciu dla swoich pracowników, to nie tylko zapewniasz, że klienci mają świetne pierwsze wrażenie o Twojej firmie, ale także pomagasz zwiększyć morale, a tym samym produktywność swoich pracowników.

Ponownie, to nie musi oznaczać wydawania fortuny, jeśli po prostu nie masz budżetu, ale to oznacza przesuwanie rzeczy, zapewniając, że twoje meble biurowe są wygodne, nienaruszone i przyjemne dla oka, a także sprawdzanie, że wystrój biura zaznacza wszystkie pola, które musi zaznaczyć. Jest to również istotne, że wystrój i projekt jest in-keeping z biznesu, jak motywowane wcześniej w naszej sekcji recepcji.

Skup się na robieniu tego, co najlepsze dla twojego klienta

Świetnym sposobem na to, aby pomóc klientowi zrobić świetne pierwsze wrażenie jest zrobienie wszystkiego, co w Twojej mocy, aby mu pomóc, kiedy po raz pierwszy się z nim zetkniesz. Zapytaj, czego potrzebują i zrób wszystko, aby im to zapewnić. Spróbuj i przejdź dodatkową milę i dowiedzieć się, czy jest coś jeszcze może chcą pomocy i porady na i zrobić wszystko, aby spróbować i zaspokoić to też.

Robiąc to, pokazujesz im, że są twoim priorytetem i że nie jesteś po prostu zainteresowany gotówką, którą generuje dla ciebie ich sprzedaż i zainteresowanie. Klienci chcą wiedzieć, że cenisz ich jako ludzi i że interesujesz się ich potrzebami. Nie chcą czuć, że interesuje Cię tylko zimna, twarda gotówka.

Oczywiście, na koniec dnia biznes to zyski, ale otrzymasz je tylko wtedy, gdy skupisz się na zdrowiu i dobrym samopoczuciu swoich klientów i, oczywiście, zadowoleniu klientów na każdym kroku.

Upewnij się, że masz wysokiej jakości recepcjonistę

W naszym dziale recepcji mówiliśmy o recepcjonistce trochę, ale jest to tak istotna część układanki, że musimy wprowadzić ją tutaj na naszej liście. Wysokiej jakości recepcjonista może być różnica między utratą klienta i utrzymanie jednego.

Muszą być profesjonalne, miłe, uprzejme, pomocne i przyjazne. Powinni również śledzić, jak długo goście czekają i sprawdzać regularnie, aby dowiedzieć się, jak długo jeszcze muszą czekać.

Może się zdarzyć, że odwiedzający Twoją recepcję są trochę zdenerwowani, zaniepokojeni lub ewentualnie źli, kiedy przyjeżdżają. Wysokiej jakości recepcjonista wie, jak radzić sobie z tego typu sytuacją i może rozładować wszelkie potencjalne negatywne elementy. W ten sposób klient może uniknąć negatywnego wrażenia, a ty otrzymasz pozytywny obraz zamiast tego.

Wiele osób błędnie myśli, że rola recepcjonisty jest czymś, co każdy może zrobić. Mylą się! Wysokiej jakości recepcjonista to osoba z umiejętnościami, skuteczną wiedzą komunikacyjną i jest prawdziwym człowiekiem. Są to rzeczy, których, choć można się nauczyć, często są drugą naturą. Tak więc, kiedy zatrudniasz recepcjonistkę, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, upewnij się, że szukasz tych istotnych umiejętności w tym czasie.

Przyjrzyj się uważnie swojej stronie internetowej

Coraz więcej osób sprawdza firmę w Internecie, zanim zdecyduje, czy chce z nią współpracować. Oznacza to, że należy przyjrzeć się swojej stronie internetowej i sprawdzić, czy jest aktualna, przyjemna dla oka, informacyjna i daje klientom informacje, których najbardziej potrzebują, i że nie zawiera żadnych uszkodzonych linków.

Należy również upewnić się, że istnieją dane kontaktowe wyświetlane w widocznym miejscu i dać swoim klientom doświadczenie online, których potrzebują. To może, ale nie musi obejmować zakup produktów online, ale na pewno powinno dać im informacje, które pomogą im zdecydować, które produkty lub usługi są potrzebne, co zapewniasz i jak przejść o dokonaniu następnego kroku.

Wygląd ma znaczenie

Bez wątpienia jednym z najczęstszych sposobów, aby zrobić wrażenie na ludzi w szczególności, ale także miejsc, jest w dół do wyglądu. Omówiliśmy Twoje biuro i recepcję, więc teraz musimy porozmawiać o ludziach.

Oczywiście, wszyscy Twoi pracownicy są dorośli i rozumieją znaczenie bycia dobrze przygotowanym do pracy, ale podkreślmy, co jest tutaj konieczne, aby nie było żadnych nieporozumień.

Pracownicy, niezależnie od tego, czy siedzą w recepcji, czy przy swoich biurkach wykonawczych w głównej przestrzeni roboczej muszą być:

• Czyści
• Ubrania muszą być czyste i wyprasowane
• ogoleni, jeśli to konieczne, lub przynajmniej zadbani, jeśli mają zarost
• Włosy muszą być czyste i ułożone w odpowiedni sposób
• Brak zbędnej biżuterii lub ozdób - jest to coś, o czym będziecie musieli zadecydować jako firma, ale jest to coś, co warto rozważyć
• Buty muszą być czyste i odpowiednie do miejsca pracy
• Paznokcie muszą być czyste i odpowiednie do miejsca pracy.

Wiele z tych rzeczy rozumie się samo przez się, ale ważne jest, aby je tutaj podkreślić.

Informuj klientów na bieżąco

Siedząc w recepcji, klienci muszą być na bieżąco informowani o tym, jak długo mogą oczekiwać na wizytę. Jeśli dzwonią do biura i pytają o coś, musisz upewnić się, że dajesz im właściwe informacje i zapewnić, że aktualizujesz je w razie potrzeby.

Jest to ogromne komunikacyjne "nie", aby zostawić klientów czekających niepotrzebnie i nie dać im informacji, których potrzebują. Upewniając się, że regularnie aktualizujesz swoich klientów, będą oni czuli, że zależy Ci na ich problemie i że robisz wszystko, co w Twojej mocy, aby go rozwiązać. Oczywiście, może to nie być problem, który mają, może to być, że po prostu czekają na zamówienie, aby być dostarczone. W takim przypadku upewnij się, że podajesz realistyczne ramy czasowe i ponownie, aktualizuj je o wszelkie zmiany.

Napraw to, co wymaga naprawy

Jeśli coś jest zepsute w biurze, recepcji, na parkingu lub na zewnątrz, upewnij się, że naprawisz to w odpowiednim czasie. Zepsute meble i inne przedmioty nie wyglądają dobrze i tworzy wygląd tandety. To nie jest coś, co chcesz, aby było związane z Twoją firmą.

Może to brzmieć jak oczywistość, bo oczywiście naprawisz coś, jeśli jest zepsute, ale wiele firm odkłada takie rzeczy na koniec swojej listy priorytetów, nie zdając sobie sprawy, jaki to może mieć wpływ na pozytywne lub negatywne pierwsze wrażenie.

Pytaj o opinie

Dobrym sposobem na pokazanie klientom, że zależy Ci na usłudze, którą im świadczysz, jest poproszenie o informację zwrotną na końcu. Proste "jak nam poszło?" I "czy jest coś jeszcze, w czym możemy pomóc" to naprawdę wszystko, czego potrzeba. Kiedy to robisz, pokazujesz swoim klientom, że przez cały czas dążysz do poprawy. Nie ma w tym nic negatywnego, a na wiele sposobów pomaga to zwiększyć szanse na wywarcie pozytywnego pierwszego wrażenia, które się utrzyma i pozostanie.

Pamiętaj, że pierwsze wrażenie nie jest czymś, co można po prostu zaznaczyć, a następnie pozostawić w spokoju; musisz kontynuować utrzymywanie tego wrażenia w dłuższej perspektywie, jeśli chcesz odnieść sukces.

Idź z duchem czasu

Ostatnim punktem na naszej liście jest zapewnienie, że jako firma idziesz z duchem czasu. Jeśli pozostaniesz tam, gdzie jesteś, tkwiąc w przeszłości, pokażesz klientom, że nie jesteś firmą postępową i że nie będziesz w stanie zaoferować im niczego innego poza tym punktem.

Skoncentruj się na byciu obecnym i w chwili obecnej, bądź na bieżąco z tym, co robi Twoja konkurencja i dąż do tego, aby się poruszać, nawet jeśli będzie to oznaczało małe kroki.

Wniosek

W tym momencie powinieneś być już całkiem świadomy tego, co stanowi, a co nie stanowi pozytywnego pierwszego wrażenia. Powinieneś również mieć jasność, dlaczego firmy muszą dążyć do uzyskania pozytywnego pierwszego wrażenia, a następnie zapewnić, że będą je utrzymywać w dłuższej perspektywie.

Podstawowa prawda jest taka, że dobre pierwsze wrażenie może pomóc nie tylko utrzymać zwyczaj tej konkretnej osoby, ale może również przyciągnąć więcej; słowo z ust jest bardzo potężne i klienci prawdopodobnie powiedzą o tobie swoim przyjaciołom i rodzinie.

Skupienie się na właściwych rzeczach, a nie pozwalanie sobie na popełnianie wspólnych, negatywnych błędów, jest koniecznością.