Komunikacja pisemna, taka jak listy, e-maile, raporty itp. to pole minowe dla firmy.

Z jednej strony, są one bardzo powszechnie używane. Jeśli pomyślisz o liczbie e-maili wysyłanych zarówno wewnętrznie jak i zewnętrznie przez firmę nawet w ciągu jednego dnia, to jest to całkiem spora ilość. Jednak każdy rodzaj komunikacji pisemnej może zostać źle zrozumiany, co w niektórych przypadkach może mieć dość drastyczne konsekwencje.

Niezależnie od tego, czy piszesz do klienta, klienta czy współpracownika, ważne jest, abyś nie tylko jasno wyraził to, co chcesz powiedzieć, ale także abyś zrobił jak najlepsze wrażenie na firmie. Oczywiście jest to ważniejsze, gdy piszesz do kogoś spoza firmy.

Wszystko, co wychodzi z Twojego współczesnego biura jest odzwierciedleniem firmy. Jeśli więc wysyłasz list do klienta i jest on pełen błędów ortograficznych i nie ma zbyt wiele sensu, klient założy, że twoja firma jest nieprofesjonalna, trochę tandetna i że być może twoje towary i usługi są na tym samym poziomie. Wszystko z listu, któremu nie poświęcono wystarczająco dużo czasu i uwagi.

Jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności w zakresie komunikacji pisemnej i uniknąć potencjalnych problemów w tym zakresie, sprawdź te 5 wskazówek, jak tworzyć komunikację pisemną, która nie wprowadza w błąd.

Wyjaśniaj wszystko jasno i zwięźle

Nie używaj zbyt wielu słów, aby próbować coś wyjaśnić, ponieważ wtedy możesz łatwo zdezorientować czytelnika. Zamiast tego po prostu przejdź do sedna sprawy w sposób, który podaje fakty i wyjaśnia zagadnienie. Nie ma potrzeby, aby to było długie!

Zawsze bądź profesjonalny

Komunikacja w miejscu pracy każdego rodzaju musi być profesjonalna, ale jeśli chodzi o korespondencję pisemną, musi ona mieć odpowiedni ton (w zależności od tego, do kogo piszesz), musi być wolna od błędów ortograficznych i gramatycznych oraz musi być sformatowana w odpowiedni sposób.

Zawsze czytaj wszystko ponownie i nie zakładaj

Po napisaniu e-maila, listu lub jakiegokolwiek innego rodzaju pisemnej komunikacji, upewnij się, że przeczytałeś go ponownie i poświęciłeś czas, aby naprawdę przejrzeć jego zawartość. Nie zakładaj, że czytelnik po prostu robi, aby zrozumieć, dwukrotnie sprawdzić i upewnić się, że nic nie jest niejasne.

Użyj programu do sprawdzania gramatyki

Nawet jeśli angielski jest twoim pierwszym językiem i myślisz, że wiesz to wszystko, szanse na uzyskanie swojego pisania 100% gramatycznie poprawne cały czas są slim w najlepszym przypadku. Użyj grammar checker, takie jak Grammarly, i nie będzie żadnych podstawowych błędów, które wystają jak kciuk do czytelnika.

Zawsze zostawiaj kontakt zwrotny

Mamy nadzieję, że dostarczyłeś informacje w sposób, który nie wymaga od czytelnika kontynuacji w postaci innych pytań. Jeśli jednak tak się stanie, muszą wiedzieć, jak się z Tobą skontaktować. Zawsze pozostawiaj bezpośredni kontakt, aby uniknąć opóźnień lub dalszych nieporozumień.

Stosując się do tych 5 wskazówek, będziesz w stanie stworzyć wolną od błędów, przejrzystą komunikację pisemną za każdym razem.