Komunikacja pisemna jest tak samo ważna jak komunikacja werbalna w firmie. Jeśli pomyślisz o liczbie e-maili, które są wysyłane z nowoczesnego biura każdego dnia, można zrozumieć, dlaczego ważne jest, aby uzyskać każdy kawałek korespondencji pisemnej prawo.
Dwie najczęstsze formy komunikacji pisemnej to e-maile i listy. Większość ludzi korzysta z poczty elektronicznej, po prostu dlatego, że jest to szybki i skuteczny sposób na przekazywanie informacji, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi, jednak e-maile nie zawsze są najlepszą drogą.
Kiedy więc warto wysłać e-mail, a kiedy lepszym rozwiązaniem będzie list?
Kiedy wysłać list
Podczas gdy e-mail jest całkowicie akceptowalną metodą dla większości sytuacji, jeśli klient złożył skargę lub sytuacja jest nieco bardziej formalna, list jest zawsze najlepszą opcją. Możesz jednak wysłać szybką notatkę przewodnią e-mailem i dołączyć do niej list. To ograniczyłoby potrzebę wysyłania listu pocztą, zapewniając tym samym, że dana osoba otrzyma korespondencję w odpowiednim czasie.
Musiałbyś jednak upewnić się, że e-mail z okładką jest formalny i ton jest prawidłowy.
Listy nie są staromodną drogą i nadal są bardzo rozpowszechnione dzisiaj. Jednak różnica polega na tym, jak je wysłać. Jeśli piszesz list zawsze upewnij się, że podajesz informacje kontaktowe na końcu, więc osoba może śledzić szybko, jeśli mają jakiekolwiek pytania lub wątpliwości.
Kiedy wysłać e-mail
E-mail zawsze będzie bardziej powszechny po prostu dlatego, że jest szybki. Email jest dosłownie natychmiastowy; naciskasz "wyślij" i druga osoba otrzymuje go do swojej skrzynki odbiorczej. Jednak wiadomości e-mail nie są najlepszą opcją dla czegoś, co jest formalne lub bardzo wrażliwe, jak już wspomnieliśmy. Jeśli wysyłasz wrażliwe informacje, upewnij się, że chronisz załącznik hasłem lub szyfrujesz go. W ten sposób chronisz zawartość załącznika.
E-mail jest raczej używany do szybkich pytań i odpowiedzi oraz komunikacji wewnętrznej, czyli z działu do działu w organizacji.
Pomimo nieco mniej formalnego charakteru nie oznacza to, że nie powinieneś przestrzegać etykiety poczty elektronicznej. Nie bądź niechlujny i nie zakładaj, że nie musisz dwukrotnie sprawdzać treści maila i zawsze pamiętaj, aby przeczytać go ponownie - czasami to, jak napiszesz coś, nie jest tym, jak zrozumie to druga osoba.
Posiadanie skutecznych umiejętności komunikacyjnych oznacza wiedzę, jakiego typu komunikacji używać i kiedy. Czasami najlepszym rozwiązaniem jest odebranie telefonu i wyjaśnienie sprawy osobiście, a innym razem bardziej odpowiedni jest list z długim wyjaśnieniem (choć napisanym w jasny sposób).
Zawsze upewniaj się, że niezależnie od tego, w jaki sposób komunikujesz się z osobami wewnątrz i na zewnątrz organizacji, wybierasz właściwą metodę i zawsze jasno się tłumaczysz.
